【AGAVE】"Global HR MeetUp @大阪"を開催しました

 2019.10.03  株式会社パソナテキーラ

2019年8月26日、株式会社パソナとの共催で「Global HR MeetUp @大阪」を開催しました。

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対象者は関西エリアの日系企業で「海外駐在員の管理業務」に携わっている方々で、今回の参加していただいた方は大手企業を中心に約20社。
参加者同士で交流・情報交換をしていただきたく、4つのグループに分かれた「ワークショップ」形式をメインに開催しました。

当日のアジェンダは、最初に「海外人事業務の動向」について講演を行い、次に4つのグループに分かれた「グループディスカッション」、AGAVEとパソナの人材派遣サービスを利用している2社による「パネルディスカッション」、最後に参加者の方々と交流を深めるための「懇親会」です。

それでは、その時の模様をご紹介します。

1. 海外人事業務の動向について共有(講演)

最初に、株式会社パソナ グローバルHR事業部 ディレクターの西本さんより、「日本企業の海外人事・労務における課題と各社の取り組み」と題した講演を行いました。

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株式会社パソナ

グローバル事業本部 グローバルHR事業部 ディレクター

西本 浩 様

まず海外人事関連業務において現場からよく聞く課題や悩みをあげ、これらの課題を解決するために必要なことを紹介されていました。

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課題や悩みとしては、「海外駐在員を倍増する話がでているが、今の(人事の)人員ではとても対応できない」、「現地の申告に都度対応しているだけで、申告漏れがないか自信がない」、「自社のやっていることが標準からズレているのではないかと不安になる」、「自社でのシステム開発を検討したが、とてつもない開発費用がかかる」などといった、工数の問題やコンプライアンス、テクノロジーに関する内容が挙げられていました。

これらの問題に対しては、経営管理面、業務標準化の面、テクノロジー面の観点から段階的に取り組む必要があり、アウトプットを確認しながら最適化を図っていくことが必要であると解説されていました。

例えば経営管理の面であれば、(税務署がますます厳しくなっていくので)コンプライアンスの強化が重要になるとのことです。
また、各地域ごとにどのくらい駐在員を派遣すればいいのか「戦略性」が求められるため、「地域毎にどれくらいのコストがかかっているか」を把握しなければなりません。そのためにもシステム化によるデータの蓄積と分析が必要になります。
さらに、業務の標準化に関しては専門家にアウトソース(BPO)することで、自分たちは本来の業務に専念することができるとおっしゃっていました。

2.グループディスカッション

次は、主に参加者同士の交流を目的として、4つのグループに別れた「グループディスカッション」を実施しました。

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まず最初に、「駐在員の情報管理(VISA期限 etc...)」や「交通費や福利厚生等の承認手続き」、「赴任・帰任時の移動に関するタスク」など、あらかじめ用意された5つのテーマの中からグループ毎に1〜2つのテーマを選択し、現状の課題(As-Is)を洗い出しました。

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その後、本来どうあるべきか(To-Be)、そして現状の課題との差異を埋めるためにはどうすべきか(Gap)について意見交換をしました。

「ギャップ分析」という非常に難しい内容でしたので、最後まで行かなかったグループもありましたが、各グループとも積極的に意見を出し合っていましたので、参加者同士での交流は深められたのではないかと思います。

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その中で、一つのグループが発表を行いました。

このグループは、「①交通費や福利厚生等の承認手続き」と「②全世界所得申告などの税務に関する管理」をテーマとして選択していました。
①に関しては、如何に不公平感を無くすか、②に関しては如何に税務リスクを減らすかを中心に話し合ったとのことでした。

3. 公開インタビュー(パネルディスカッション)

最後は、海外人事業務の効率化を実践中の企業様による事例紹介と公開インタビュー(パネルディスカッション)を行いました。

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ファシリテーターとして、冒頭に登壇いただいた株式会社パソナの西本さん、パネリストとして、住友ゴム工業株式会社 則武洋輝様(以下、「則武様」)、株式会社タダノ 荒木かなえ様(以下、「荒木様」)にご登壇いただきました。

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住友ゴム工業株式会社

人事総務部

則武 洋輝 様

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株式会社 タダノ

人事部 人事グループ

荒木 かなえ 様

内容については、いくつかかいつまんでQ&A形式でまとめます。

Q. 海外人事業務の中で外部に出せるかどうかはどのように判断していますか?

(則武様)より付加価値の高い業務へのリソース配分、業務品質の維持・向上、コストダウンという主にこれら3つの観点から検討し、外部委託をするべきかどうか判断をしています。

Q. AGAVE(*)とBPO(外部委託)をセットにして決めた理由は何でしょうか?

(荒木様)上層部からは「もっとクリエイティブな仕事をするように」という指示があったが、目の前の業務で手一杯で回っていませんでした。(AGAVEとBPOにより)作業は単純化できたので、その分企画系の業務に回ることができました。

(*) AGAVEは、海外駐在員の「赴任前」「赴任時」「帰任時」の管理を一元化することにより、海外人事管理業務を大幅に効率化することができるクラウドサービスです。
詳しくは、ぜひこちらをご覧ください。
Q. 第三者に委託すること、またはAGAVEの利用によって現場からの印象はいかがですか?

(則武様)業務品質の維持・向上や、問合せ・制度見直しのため確認の際に特に役立っています。
システム上で情報を管理できるため、「誰がいつ申請したか」「金額はいくらだったのか」「どのような経緯で承認したか」など、誰もが手間をかけずに把握できるようになりました。

また、第三者への申請となることや記録がシステム上へ残ることから、駐在員も運営側も申請理由をはっきり示すようになったことで過去の振り返りが容易にできるようになりました。
問合せ・制度見直し等のために過去を振り返る際にも良いツールになっています。

(荒木様)今までは、申請書の期限が過ぎてしまっても「まぁ、仕方がない」という感じで受けていたが正直言って負担でした。(パソナ社のような)第三者が入ることで期限を切ってくれて、間に合わなければ次回に回すなど事務的に対応してくれるので助かっています。

AGAVE導入で便利だと思う点はありますか?

(則武様)過去のデータが蓄積されることや、多くの関係者で簡易に情報を共有できる点が便利です。
導入までは担当者が個別に紙・メールベースでやり取りを行っていため、過去データを検索することがとても大変でしたがAGAVE導入後は、情報が一元管理され、簡単に取り出せるようになりました。

また、最近では現地法人の担当者や、赴任業務を委託している他企業の担当者にもAGAVE内に管理者側として入っていただくことで、実務面の負荷を増やさずに、情報を確実かつ簡易に共有出来るようになってきたことも大きなメリットです。

細かな実務面もAGAVEを前提に作業を見直したことで、無駄な印刷や閲覧、保管の手間が減って大変助かっています。

(荒木様)一時帰国の申請も今までは紙ベースで管理していました。一時帰国の回数が限られているので、「あれ?この人、前回はいつ帰国したっけ?」というのをファイリングされた申請書から探し出して確認しなければならず、非常に負担でした。
AGAVEであれば「マイプロファイル」を見ることですぐに把握できるので、確認の負荷が減りました。

Q. AGAVEに改善して欲しいところはありますか?

(則武様)正直なところ、これまでも日々色々と改善をしていただいてきているので、有り難いことに、あまり大きく改善してほしい部分は無くなってきています。強いてあげるとすれば、現状、申請書はExcelWordが使われており、それらがAGAVEへ格納されている状況なので申請内容を確認するときはExcelWordを開けて確認する必要があります。
これが入力フォーム化され、システム上のデータベースに残せられるようになると、情報の利用が更に簡単になるので嬉しいです。

(荒木様)「マイプロファイル」は手入力しています。駐在員が帰国する際のメールから自動入力できるようになると打ち間違いがなく便利だと思います。
また、各種申請のところで、一度承認してしまうと差し戻しができないので、そこが改善されると嬉しいです。

外部委託やシステム化による効率化の結果、空いた工数をどう使いたいですか?会社や上層部から言われていることがありますか?

(則武様)ルーティンワークを外部へ委託する事で、より付加価値の高い業務に注力するためのリソースを確保したいと言われています。

(荒木様)海外のグループ会社の雇用、育成、タレントマネジメントができていないので、そういった海外の人たちをどうやって対応していくか?をやっていきたい。

そして、最後に参加者からも以下の質問があったので紹介します。

アウトソースする際の社内承認をどうやって取りましたか?コスト効果試算で訴えたのでしょうか?社内の根回しを重視されたのでしょうか?

(荒木様)コストはそこまで安くはなかったが、人事はこういうことをして欲しいと言われていて、それができていないので、現状の業務をアウトソースすることで工数を確保できるという面で訴求しました。

(則武様)AGAVE導入の目的は、業務の標準化と情報の蓄積を図る事でした。
正直なところ、コスト効果だけでは社内承認を取ることが難しい部分も出てきてしまう部分もありますが海外特有の複雑な場合分けをシステム化した場合の費用や手間、維持メンテナンスのコストも含んで考えたり、各国のコンプライアンス強化により実務負荷が高まる中で、勤務環境を改善させるためにどの部分を整理すべきか、また、整理にどの程度の手間がかかるのか等を考えていったりする中で、アウトソースへの判断を仰げたケースもありました。

4. 懇親会の様子

全てのセッションが終わった後で、さらに参加者同士で交流を深めていただけるよう懇親会を行いました。

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参加者の皆さまは、料理や食事よりも、話に夢中で積極的に情報交換をされていらっしゃいました。

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最後に

海外人事業務に携わる皆さまの交流と情報交換を目的にした今回のイベントですが、懇親会のときに料理が大量に余るほど、皆さま情報交換に夢中のようでした。

海外駐在の管理業務は非常に煩雑で大変な業務だと思いますので、今回のイベントにご参加いただいた方々が、今後の業務の効率化のためのヒントを得ていただけたのであれば幸いです。

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