"AGAVE User Meet Up #1" 開催レポート

 2019.01.15  株式会社パソナテキーラ

2018年11月19日(月)、海外人事の課題と"AGAVE"による解決策の共有を目的とした、AGAVE初のユーザーイベント「AGAVE User Meetup #1」が開催されました。

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すでにAGAVEをお使いいただいている海外人事ご担当者、および導入をご検討中の海外人事担当者様を中心に20社38名 のお客様にご来場いただきました。

AGAVEについて 
パソナテキーラ が提供している海外人事業務の管理プラットフォームです。2018年11月現在、世界44カ国の海外人事業務に対応し、さまざまな企業様の海外510拠点でご利用いただいております。

当日のアジェンダは、ユーザー企業様による「パネルディスカッション」、「AGAVEの現状と今後の機能追加」、各グループに分かれての「海外人事業務に関するグループディスカッション」です。今回はパネルディスカッションの内容を中心に紹介します。

パネルディスカッション

今回は、AGAVEをすでに利用いただいている企業様を代表して3名の人事担当者様にご登壇いただき、パネルディスカッションを行いました。AGAVE導入のきっかけや活用状況など、実際に利用している担当者様の「生の声」をお話いただきました。
このブログでは、ご紹介できる2名のご担当者のコメントを中心にご紹介します。

ご登壇者様

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MHIパーソネル株式会社 
森崎 匡人 
三菱マテリアル株式会社 
成澤 淳裕 様
三菱重工業グループ内の人事シェアード企業
駐在員数:492名 拠点数:85
三菱グループの大手非鉄金属メーカー
駐在員数:160~170名 拠点数:40

海外人事業務で外注を利用することにした理由

まずは導入にあたって、「海外人事業務を外注することにした理由」について、各社にお聞きしました。

「一番は効率化ですね。人事部と言ってもそこまで多くの人がいるわけではないので。(森崎)

海外人事業務は、単純な書類作業がとにかく多いんですね。処理だけで1日が終わってしまいます。こうした雑務には追われるのではなく、もっとレベルの高い業務に注力したいので、外注することにしました。」(成澤)

その他の課題として、伝票の処理量が多く、そのために派遣さんを頼んでいた、赴任・帰任準備の進捗管理が煩雑で、プロジェクト管理だけを外部に頼んでいたなど、かなり業務が煩雑で各社苦労されている実態があることが浮き彫りになりました。各社、こうした業務の煩雑さやリソース不足に悩まれているため、ノウハウのある専門家に外注したほうがいいという結論に至ったようです。

AGAVEを実際に導入した感想

それでは、実際AGAVEを導入してみてどのように思われたのでしょうか?

さまざまな申請機能がついていますが、電子化され、統一フォーマットにできるのは非常に可能性を感じました。」(森崎)

UIがシンプルでよくできていて、使いやすいというのが第一印象ですね。インターネットにつながっていればどこからでもアクセスできるのも、魅力です。」(成澤)

その他、AGAVEのプロジェクト管理機能を利用して、状況がとてもわかりやすくなったというご意見も出ました。メールで行われていた個別のやりとりがAGAVE経由になるとコミュニケーションが希薄になるのでは?という懸念点なども感上げられましたが、導入したお客様からは特に大きな問題は生じていないと考えられているようでした。

シェアード会社がアウトソーシングを依頼することに問題は?

大手企業の場合、グループ内の人事業務を一括して請け負うシェアード企業も多く存在します。そうした企業様が、さらに業務を外部にアウトソーシングする場合、問題はないのでしょうか?今回ご登壇いただいたMHIパーソネル様はパソナにアウトーソーシング業務も依頼しているため、そのことについてもお伺いしてみました。

それはありませんでした。パソナさんにアウトソーシングとしてお願いする事務系の業務と、こちらでやることを明確に棲み分けていますので、問題ありません。むしろ効率化できて、助かっています。」(森崎)

導入にあたっての工夫

各社AGAVEの導入はスムーズに行われたようですが、やはりうまく活用するにはあらかじめ工夫されたポイントがあるはずです。どんなことに気をつけたのかなど、実際に行われた施策について、お聞きしてみました。

いいものを導入しても、現場に使ってもらわなければ意味がありません。ここはもう、とにかく丁寧に説明して、お願いするのみです。地道に説明することで現場には効率的になることがわかってもらえたので、拒否反応は殆どありませんでした。」(森崎)

せっかく導入するので、単に導入するだけではなくいかに有効活用するかを考え、準備を進めました。海外人事業務の洗い出しから始めて、事業部門に分散していたタスクも含めてすべてを人事に一本化しました。期間で言うと、利用開始まで6ヶ月、全機能の導入までは1年以上かけました。また、弊社では人事システムとして"COMPANY"を利用しているのですが、導入当初は現場からAGAVEとCOMPANYのどちらを使ったらいいのか?という質問がありました。たしかに重複する部分があるのですが、ここはバッサリ『国内はCOMPANY、海外はAGAVE』と区別することで解決しました」(成澤)

AGAVEにこれから期待すること

ご利用されている企業の方々は、AGAVEにこれから期待するのはどのような機能を期待されているのでしょうか?

AGAVE利用者へ個別にメッセージを送る「お知らせ機能」の配信先を細かくコントロールできたらいいですね。一斉送信だけでなく、例えば役職ごとだったり、地域ごとだったりと、いろいろな切り口がほしいです。」(森崎)

"COMPANY"との連携です。AGAVEで行った処理が、そのままCOMPANYにも反映されるように業務を一本化ができると、さらに効率化されてうれしいですね。」(成澤)

その他、「各種申請」が書類の添付ではなく、AGAVE内で登録できるといい、などのご意見もいただきました。

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パネルディスカッション中は、参加者様から多くの質問が寄せられたり、その場で登壇者の皆様が回答したりと、生イベントならではの盛り上がりをみせました。

AGAVEの現状と、今後

パネルディスカッションのあとは、弊社AGAVE開発担当の佐藤より、AGAVEの現状、便利な使い方、今後の開発予定をご案内いたしました。 

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すでにご利用いただいているお客様によりご活用いただくために、AGAVEならではの便利機能として、

  • 利用者情報を全自動で集計、進捗管理、完了促進できる「ユーザー情報提出依頼」
  • 赴任帰任者に対するタスクの進捗状況が色付きで明確にわかる「タスク管理機能」

をご紹介しました。

今後のリリース予定としては、要望にも出た「お知らせ機能の強化」を予定しており、来春公開に向けて開発に取り組んでいます。

参加者のディスカッション

全体会の後は、チームに分かれて「海外人事の課題と取り組み」について参加者の皆様にディスカッションをしていただきました。内容については残念ながらご紹介できないのですが、「もっとディスカッションの時間がほしい」とコメントをいただくなど、かなり活発な意見交換がなされました。

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その後の交流会も大いに盛り上がり、盛況のうちにイベント終了となりました。

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イベントを振り返って

終了後のアンケートによると、多くのご来場いただいたお客様にはご満足いただけたようです。また、人事の皆様には、日々海外人事業務でお悩みであることが多いのだと再認識できました。弊社としても、皆様との対話を重ねながら、AGAVEが解決の一助になればと思っております。

初回のイベントということもありおぼつかない部分もあったかと思いますが、皆様からいただきました感想・ご要望を活かしながら、今後もこうしたユーザー交流の場を設けることができればと思っております。

次回開催時も、皆様のお越しをお待ちしております。

AGAVEの資料はこちらからダウンロードできます

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